martes, 29 de julio de 2014

Reingeniería

Reingeniería de procesos El Rol de la Informática

1.1.Contexto organizacional

Es la situación dentro de la cual una organización se encuentra insertada. La organización es un sistema abierto, por lo tanto mantiene transacciones con su ambiente, lo que hace que todo lo que ocurra en el exterior influya internamente en la organización. 

• Contexto General: afecta de similar forma a todas las organizaciones. 
 Factor Cultural: sistema de valores, estilo de vida y normas de una sociedad. 
 Factor Económico: situación de la economía del país. 
 Factor Tecnológico: apresurado avance y mayor prescindencia de la tecnología. 
 Marco Político-Legal: en lo que a legal respecta es un conjunto de normas que rigen las relaciones entre individuos y organizaciones. 
En cuanto a lo político es por la distribución del poder y la participación organizacional. 
• Contexto Específico: ejercen influencia directa en los procesos organizacionales. 
 Clientes: los bienes y/o servicios son destinados a ellos. 
 Competidores: organizaciones que se dirigen a los mismos clientes aportando bienes y/o servicios similares o sustitutos. 
 Proveedores: proveen de insumos y recursos para que la organización ponga sus bienes y/o servicios a disposición de los clientes. 
 Marco legal regulatorio: normal especiales que se han establecido a la actividad específica de la organización.


1.2.Que es Reingeniería
Reingeniería en un concepto simple es el rediseño de un proceso en un negocio o un cambio drástico de un proceso. A pesar que este concepto resume la idea principal de la reingeniería esta frase no envuelve todo lo que implica la reingeniería. Reingeniería es comenzar de cero, es un cambio de todo o nada, además ordena la empresa alrededor de los procesos. La reingeniería requiere que los procesos fundamentales de los negocios sean observados desde una perspectiva transfuncional y en base a la satisfacción del cliente.
“Es la revision fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas criticas de rendimiento (costos, calidad, servicio, rapidez) y en los resultados de las empresas” - Michael Hammer
En la definición anterior planteada por Hammer existen cuatro palabras claves: Fundamental, Radical, dramáticas y Procesos.

Estas palabras son claves debido a que:
  1. Una reingeniería buscará el porqué se está realizando algo fundamental.

    2.
  2. Los cambios en el diseño deberán ser radicales (desde la raíz y no superficiales).

    3.
  3. Las mejoras esperadas deben ser dramáticas (no de unos pocos porcentajes).

    4.
  4. Los cambios se deben enfocarse únicamente sobre los procesos.

1.3.Proceso de Reingeniería Puntualice la Estructura del proyecto y sus objetivos.
La reingeniería de procesos es un rediseño radical y la reconcepción fundamental de los procesos de negocios para lograr mejoras dramáticas en medidas como en costos, calidad, servicio y rapidez. Está destinada a incrementar las capacidades de gestión del nivel operativo y complementarias de las apuestas estratégicas y políticas de una organización. Es un modo planificado de establecer secuencias nuevas e interacciones novedosas en los procesos administrativos, regulativos y sustantivos con la pretensión de elevar la eficiencia, la eficacia, la productividad y la efectividad de la red de producción institucional y alcanzar un balance global positivo.
La implementación paulatina de un enfoque basado en procesos le irá permitiendo a una organización:
  1. Establecer indicadores de gestión para los procesos básicos de la organización e indicadores de resultados (calidad del producto y satisfacción del ciudadano o cliente).
  2. Simplificar y estandarizar los flujos de operación.
  3. Controlar las interfaces entre procesos o entre operaciones de un mismo proceso, eliminando "agujeros negros".
  4. Eliminar actividades sin valor agregado.
  5. Mejorar los flujos de información.
  6. Reducir tiempos de operación.
  7. Mantener los procesos focalizados en el ciudadano-cliente.
  8. Mejorar la calidad del servicio.
  9. Normalizar las mediciones de desempeño organizacionales e individuales.
  10. Definir de manera clara insumos (producto) y productos de cada operación.
  11. Identificar al "dueño" o responsable de cada proceso o subproceso.
  12. Identificar oportunidades concretas de mejoras en forma continua.
  13. Definir una nueva estructura orgánico-funcional alineada a la visión estratégica.
  14. Definir una estructura para la plataforma tecnológica ajustada a los procesos.


1.4.Cuestiones que involucran managment
Existen cuatro cuestiones clave que la práctica de la Reingeniería han sacado a la luz, a todas las cuales hay que atender de modo que la reingeniería de buenos resultados. Son las siguientes:
  1. Cuestiones de propósito: De manera insistente, persistente, infatigable y casi obsesiva, la gerencia se tiene que preguntar: ¿Por qué? ¿Para que estamos en este negocio? ¿Para qué es este proceso? ¿o este producto? ¿o esta tarea? ¿o este equipo? ¿para que estamos en definitiva?
  2. Cuestiones de cultura: Teniendo en cuenta que la reingeniería puede requerir en muchos casos un cambio de cultura de una compañía, y que esta no tiene probabilidades de triunfar en atmósferas cargadas de temor y desconfianza entre los integrantes del equipo, ¿Cómo podemos entonces generar un ambiente de buena voluntad y confianza recíproca?
  3. Cuestiones de proceso y rendimiento: La reingeniería exige objetivos radicales, liderazgo y habilidad política para que pueda tener éxito. ¿Cómo sabemos si tenemos estas aptitudes? ¿Cómo sabemos si son la clase de personas que queremos?

1.5.Principales factores

Entre los factores claves para que el proceso de reingeniería sea exitoso se pueden citar: 


• Crear una visión para apoyar el esfuerzo de cambio y comunicarla a toda la organización. 



• Habilidad para guiar el proceso de reingeniería de acuerdo con una metodología. 



• Constituir un grupo de trabajo con poder suficiente para liderar el esfuerzo del cambio. 



• Capacidad para lograr el compromiso de toda la organización. 



• Administración coordinada del cambio para todas las funciones del negocio que se vean afectadas. 



• Habilidad para analizar el impacto total de los cambios propuestos, para analizar el impacto que tendrán en todas las unidades organizacionales los cambios de 
cualquier proceso. 



• Habilidad para asociar todos los parámetros administrativos (planes, sistemas de información utilizados, organigramas, la declaración de la misión de la empresa, descripción de funciones,...). 



• Habilidad para vencer la resistencia al cambio.



1.6.Cambios que se producen
Los cambios que se producen en la reingeniería son:
1. Renovación completa de toda la organización (Imagen, concepto, valores, finanzas, producción, mercadotecnia), entre otros procesos.

2. Incremento en la satisfacción y motivación directa de los Recursos Humanos, lo que conlleva a una mejor productividad, aviva la innovación y los lugares de trabajo vibran con energia.

3. Incremento sustancial en las Ventas de la Institución, así como de las Utilidades

4. Mayor y pleno control de la Administración de los recursos

5. Optimización de planes fiscales que generan VALOR a la Empresa

6. Automatización de sistemas administrativos


1.7.Que puede pasar

  • Varios procesos se combinen en uno
  • Trabajadores que toman decisiones
  • Los procesos se ejecuten en forma secuencial
  • Se minimicen las verificaciones
  • Mezcla de operaciones centralizadas y descentralizadas.


1.8.Beneficios de un BRP Exitoso

  • Desarrollo de una estructura flexible que permita ajustarse a los cambios de mercado, las demandas de los clientes y las fuerzas competitivas.
  • Orientar a los trabajadores hacia una mejora en los resultados y no las actividades.
  • Desarrollo de técnicas innovadoras y habilidades que mantendrán el liderazgo de los los productos ofrecidos.
  • Eliminación de tareas costosas que no provean valor al cliente.


1.9.Nuevas reglas

  • La información puede aparecer simultáneamente en tantos lugares como sea necesario
  • Los negocios pueden obtener simultáneamente los beneficios de la centralización y de la desentralización
  • La toma de decisiones es parte del oficio de todos
  • El personal que trabaja fuera de la empresa puede enviar y recibir información donde quiera que esté
  • Las cosas le dicen a uno donde está
  • Los planes se revisan instantaneamente 


1.10.Enseñanza

  • Creer que la informática por si sola hace el cambio.
  • Pensar que la informática no esta relacionada con el negocio
  • Reingeniería de procesos no significa reingeniería del software
  • No utilizar la informática como forma de justificar del cambio


1.11.Conclusiones
La reingeniería es la herramienta fundamental y la última del cambio. Ella dirige el proceso de negocios de una organización. En su estado actual, ayuda a ajustar los negocios a partir de antiguos paradigmas hacia uno nuevo de servicio e información. En el futuro continuará moviendo el negocio.
La reingeniería utiliza el cambio continuo para alcanzar la ventaja competitiva. Las oportunidades de las organizaciones continuaran creciendo si se tiene en cuenta que de uno u otro modo, la mayor parte del beneficio de estas organizaciones llegará a los negocios sin mucho esfuerzo. Sin embargo, los negocios que ganarán al máximo serán aquellos que puedan asimilar la tecnología más reciente y tomar ventaja de las oportunidades, para que así se preparen a sí mismos para cambiar.




1.12.Bibliografía

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